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Corso Gestione delle riunioni

Quanto tempo ed energie “investiamo” in riunioni destrutturate e poco proficue? Gestire efficacemente una riunione favorisce l’ottimizzazione di una risorsa scarsa, il tempo, facilita la buona riuscita di un progetto e incide sulla performance di un team di lavoro.  

Il corso approfondisce le principali tecniche organizzative e comunicative per pianificare, progettare e coordinare al meglio riunioni e meeting aziendali

 

Obiettivi

  • Affinare le competenze organizzative e gestionali per indire, progettare e gestire al meglio una riunione/un meeting aziendale
  • Gestire in modo strutturato le tre fasi principali di una riunione di lavoro (pre, durante e post)
  • Far proprio un approccio agile nella gestione dei meeting (dalla metodologia agile project management)
  • Acquisire tecniche e tool “innovativi” per stimolare il coinvolgimento proattivo di un team di lavoro, facilitarne il processo decisionale e aumentarne la produttività

 

Destinatari

Project manager, consulenti, professionisti, manager ed executive interessati a migliorare il livello qualitativo di riunioni e meeting aziendali.

 

Contenuti

Come indire e organizzare una riunione di lavoro/un meeting aziendale

  • Pianificare e indire una riunione 
  • Progettare una riunione: i tempi, l’agenda, gli obiettivi e la tipologia di riunione (es. meeting decisionale, analitico, di coordinamento, formativo/informativo) 
  • Scegliere i partecipanti e definirne i ruoli
  • Gestire gli aspetti logistici: location e disposizione della sala, strumenti di supporto e generi di conforto

Il meeting agile: la metodologia Agile applicata alle riunioni di lavoro

  • Come applicare la metodologia Agile a riunioni e meeting aziendali
  • Il metodo Scrum per riunioni rapide e produttive
  • Linee guida per uno stand up meeting agile
  • Pianificare il tempo dedicato alle varie attività durante il meeting

Output: come organizzare uno stand up meeting agile

Visual thinking e riunioni visuali

  • Cosa sono le riunioni visuali 
  • Le fasi strutturali delle riunioni visuali
  • Coinvolgere i partecipanti con gli stimoli visivi: introduzione al pensiero e al linguaggio visuale
  • Strategie visuali per coinvolgere i partecipanti durante le riunioni
  • La grammatica orientata ai processi per il linguaggio visivo

Output: come utilizzare un framework canvas per creare e gestire una riunione visuale

Tecniche e strumenti a supporto di riunioni/meeting aziendali efficaci

  • Brainstorming e tecniche di design thinking
  • Mind mapping e strumenti di visual thinking
  • Storyboarding 
  • Realizzare presentazioni efficaci

Output 1: come creare uno storyboard utilizzando il visual thinking

Output 2: come realizzare una presentazione efficace in PowerPoint

Gestire le dinamiche di gruppo e la comunicazione tra i partecipanti

  • Livelli di comunicazione: comunicazione verbale, non-verbale e paraverbale 
  • Tipologie di approcci relazionali
  • Interpretare e gestire gli atteggiamenti problematici (es. aggressività, passività)
  • Allenare l’intelligenza emotiva (secondo Goleman, metodo Freedman)
  • L’ascolto attivo
  • Il feedback: cos’è, quando e come utilizzarlo, quando e come richiederlo

Concludere una riunione e definire un piano di azione

  • Quando e come concludere una riunione
  • Valutare l’esito di una riunione e pianificare il follow-up  
  • Debriefing - Come redigere un verbale di riunione efficace

Output: format per la redazione di un verbale di riunione (debriefing)

 

Esercitazioni

Project work: i partecipanti saranno attivamente coinvolti nella gestione di un meeting agile, dalla progettazione al follow up.